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Agiles Projektmanagement planvoll und strukturiert – geht das überhaupt?

DSDM

Um es vorweg zu nehmen: ja, das geht. Wer die Chancen agiler Ansätze und Arbeitsweisen für sein Unternehmen nutzen möchte, sollte nicht auf einen planvollen und strukturierten Ansatz verzichten. Agiles Arbeiten heißt nicht, jeder macht was/wie er will, sondern im Rahmen seiner Kompetenzen besitzt jede Rolle im Unternehmen größtmögliche Flexibilität.

Die DSDM Dynamic Systems Development Method ist ein agiler Projekt Management Ansatz, der sehr strukturiert die verschiedenen Phasen und Anforderungen im Projektlebenszyklus sowie die Kompetenzen der unterschiedlichen Projektrollen beschreibt. Die Kernaussage, der diesem Ansatz zu Grunde liegenden Philosophie: der größtmögliche Kundennutzen wird durch klare Zielsetzungen, schrittweise und schnelle Umsetzung von Anforderungen und die Förderung der Zusammenarbeit der beteiligten Personen und Teams erreicht. Seit 2010 bietet das in Großbritannien ansässige Unternehmen APMG International (https://apmg-international.com/de) das Agile Project Management Zertifikat an, das auf DSDM beruht. Ich habe die Zertifizierung März 2019 erlangt.

Beispiele

Die Entscheidungskompetenzen des Projektteams hängen von der Rolle und der jeweiligen Projektphase ab. So besteht beispielsweise die Aufgabe des Projektmanagers in der Planungsphase darin, die priorisierten Anforderungen des Kunden/Fachbereichs in einem Umsetzungsplan zu dokumentieren und die grobe Vorgehensweise zu planen. Im Unterschied zum klassischen Pflichtenheft geht es nicht darum, möglichst detailliert alle Anforderungen festzuhalten, sondern sich auf die maximal 10 wichtigsten Features (den Projektscope) zu konzentrieren. Eine der wichtigsten Anforderungen von DSDM ist, dass diese Features nach Must, Should und Could priorisiert werden. Diese Bewertung gewährleistet, dass das Projekt fix bzgl. Termin, Kosten und Qualität aber flexibel bzgl. der Anforderungen unterwegs ist. In der Entwicklungsphase ist das Lösungsteam, dem auch der Kunde/Fachbereich angehört, verantwortlich für die Planung der einzelnen Arbeitspakete (Timeboxes). Das Team entscheidet eigenständig, wie gearbeitet wird und kann bei Kapazitätsengpässen eigenständig entscheiden, auf Should und Could Anforderungen zu verzichten – Must Features sind allerdings nicht verhandelbar, sondern stellen die Kunden Minimalanforderung da, die umgesetzt werden muss.

Diese zwei Beispiele machen wesentlichen Aspekte des agilen Ansatzes deutlich: Flexibilität in der Entwicklungs- und Umsetzungsphase durch priorisierte Anforderungen, die Spielraum lassen, laufende Einbindung des Fachbereichs in alle Phasen des Projektes und eine Projektplanung, die sich zu Beginn auf Schwerpunkte konzentriert und mit jedem Schritt granularer wird.

In der Anlage finden Sie eine Übersicht über die 6 Projektphasen, wie sie in DSDM definiert sind, die Inhalte und Dokumentationsanforderungen der einzelnen Phasen und die wichtigsten Projektbeteiligten.

DSDM Framework

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5 agile Techniken, die klassisches Projektmanagement flexibler und effektiver machen

Agile Techniken lassen sich aus meiner Erfahrung gut in einen klassischen Unternehmenskontext integrieren. Sie helfen, Projekte flexibler und effektiver – oft auch effizienter – durchzuführen. 5 agile Techniken halte ich für besonders geeignet, die klassischen Phasen der Projektdefinition, – planung und -durchführung zu unterstützen und damit final die Kundenzufriedenheit mit den Projektergebnissen zu erhöhen.

Produktbacklog

Im Produktbacklog werden die Kundenwünsche gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern erarbeitet, auf Karten festgehalten und priorisiert. Welche Anforderungen müssen unbedingt erfüllt sein, welche Zielsetzungen sind optional und welche Themengebiete werden von vorneherein ausgeschlossen und sind nicht Bestandteil des Projektscopes? Da es zu Beginn des Projektes kaum möglich ist, alle Anforderungen zu erfassen und sich weitere Kundenwünsche erst im Laufe des Projektes herauskristallisieren, hilft es, diese Anforderungsphase möglichst kurz zu halten (1 Stunde) und als erste Basis für die Projektplanung zu nehmen.

Storyboard

Im nächsten Schritt werden weitere Fragen bearbeitet, um die Kundenanforderungen noch besser zu verstehen. Warum wird das Projekt aufgesetzt, wer ist involviert und wie soll das Projekt organisiert werden, wie sieht die Timline aus, welche Ressourcen stehen zur Verfügung, wie und mit welchen Methoden wird gearbeitet und wer ist zu informieren? Aus dieser Diskussion wird das Storyboard erstellt, dass alle bis jetzt genannten Anforderungen in Form von User Stories enthält. Diese User Stories enthalten eine kurze Beschreibung, welcher Stakeholder was mit welcher Zielsetzung erreichen möchte („Ich in meiner Rolle als … möchte, dass…., damit….“). Diese Anforderungen werden wie das Produktbacklog auf Karten dokumentiert, die dann nummeriert, zu Themengebieten (Epics) geclustert und priorisiert werden (und in einem späteren Schritt auch mit einer ersten Aufwandschätzung versehen werden).

Sprintplanung

Steht das Storyboard, das jetzt mit den User Stories alle Anforderungen sowie die grobe Vorgehensweise enthält, werden im nächsten Schritt die konkreten Arbeitspakete für die erste Umsetzungsphase – den ersten Sprint – mit dem Projektteam geplant. Im Unterschied zum klassischen Projektmanagement wird nicht das komplette Projekt detailliert durchgeplant. Der Fokus liegt auf dem ersten Sprint – jeder weitere Sprint wird in Abhängigkeit der Ergebnisse des vorangegangen Projektabschnitts geplant. Bei zeitlichen Engpässen wird im Zweifelsfall in Absprache mit dem Kunden der Anforderungskatalog reduziert. Die todos für den ersten Sprint werden im Sprint Backlog festgehalten und der Arbeitsfortschritt regelmäßig (im Idealfall täglich) über Task Boards dokumentiert.

Review und Retro

Nach jedem Sprint, der maximal 4 Wochen dauert, findet ein Feedbacktermin mit den Stakeholdern (Produkt Review) statt, auf dem die Ergebnisse des Sprints demonstriert und das Feedback der Kunden aufgenommen wird. Ebenfalls gibt es nach jedem Sprint einen Arbeitstermin mit dem Projektteam (Retrospektive). Hier wird geklärt, wie der Sprint aus prozessualer Sicht verlaufen ist und welche Verbesserungspotentiale es gibt.

Fazit

Wenn man sich von den ungewohnten Begrifflichkeiten nicht abschrecken lässt, so können einige agile Techniken auch in einem in erster Linie klassisch agierenden Unternehmen eingesetzt und die Vorteile der agilen Prinzipien, z. Bsp. intensive Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, hohe Transparenz bzgl. des Projektfortschritts sowie flexibler und konstruktiver Umgang mit Anforderungsänderungen in die Praxis umgesetzt werden.